撮るだけで「何を・いつまでに」が分かる、社内書類アシスタント

背景

税金、行政、社会保険、契約。小規模企業には、こうした書類が毎日のように届きます。

多くの場合、それを一通ずつ確認するのは代表者自身です。「これは何の書類か」「対応は必要か」「いつまでに、いくら払うのか」を読み解き、期限を控え、後から「あれは済んだか」を確かめる。さらに経費の領収書や、確定申告に使う医療費の領収書の整理もあります。一つひとつは小さな作業でも、毎日積み重なって本業の時間を圧迫していました。

つくったもの

書類や領収書をiPhoneで撮影するだけで、内容を整理する社内ツールです。撮るときに「書類・領収書・医療費」を選び、ボタンを押すだけで登録が終わります。整理は裏で進むので、何枚でも続けて撮れます。PDFの書類も取り込めます。

• 書類：何の書類か・誰から届いたか・やること・金額・期限・QRコードのリンクを整理します。ホームには「今日やること」が並び、済んだらワンタップで完了にできます。
• カレンダーと通知：期限のある書類はアプリ内のカレンダーに自動で載り、期限の3日前と当日にiPhoneへ通知が届きます。
• 分からないときはAIに聞ける：書類の画面の「？」から「これ何？」「どうやるの？」「今から一緒にやる」と聞けます。「前回どうした？」では、同じ種類の書類を前回どう対応したかを記録から表示します。
• 領収書：お店の名前・金額・日付を読み取り、月ごとに合計します。勘定科目の候補も表示します。
• 医療費：医療を受けた人ごとに集計し、国税庁の「医療費集計フォーム」にそのまま貼り付けられる形でコピーできます。
• freee会計との連携：撮った領収書を、ボタンひとつで会計ソフトfreeeのファイルボックスへ送れます。freeeに入っている過去の領収書も、同じ一覧で拡大して見返せます。
• 「10月期限」「先月来た納付書」のような、普段の言い方で検索できます。
• AIの読み取りが違っていたときは、その場で内容を直せます。原本の写真もiPhoneとPCの両方から見返せます。

安全性と正確さへの配慮

会社の重要書類を扱うため、「便利さのために情報を預けすぎない」ことを設計の軸にしました。

• 文字の読み取りとAIによる整理は、すべてiPhoneの中で行います。書類の文字を外部のAIサービスへ送りません。
• サーバーに残すのは、書類名・期限・金額・やることなどの整理結果と原本の写真だけです。写真は社内の人しか開けない非公開の保管場所に置き、対応済みの書類の写真は1年で自動的に削除します。
• AIの読み間違いに備え、金額と日付は、書類に実際に書かれている数字と照合してから表示します。照合できないものは空欄のままにして、「要確認」の印を付けます。
• 支払いや送信などの操作をAIが勝手に行うことはありません。freeeへの送付も、ボタンを押したときだけです。
• 使えるのは、登録した社員だけです。アプリは一般には公開せず、社内の端末にだけ配布しています。

運用コスト

サーバーとデータベースは無料枠で動かし、AIもiPhoneに内蔵されたものを使っているため、月々の運用費はかかっていません。

現在は実際に届いた書類で使いながら、読み取りの精度や画面の分かりやすさを改善し続けています。